Nieuwe Europese privacy-regels
De nieuwe Europese privacy-regels vormen de aanleiding voor de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Op 25 mei 2018 is die van kracht en is van belang voor de wijze waarop wij, TVR, de persoonsgegevens van onze leden verwerken en veilig stellen.
Onze vereniging heeft de volgende gegevens van haar leden in de (leden-)administratie.
Al deze gegevens zijn nodig voor het goed functioneren van onze vereniging en daarmee voldoet TVR aan de vereisten van de AVG.
In de ledenadministratie zijn vastgelegd:
- voornaam, achternaam, evt. voorvoegsel, voorletters
- woonadres: straat, postcode, woonplaats
- geboortedatum
- geslacht
- telefoonnummer
- e-mailadres
- lidnummer
- soort lid (“spelend lid” of “niet-spelend lid”)
- datum ingang lidmaatschap
- IBAN nummer
Van deze gegevens worden voor het bardienstoverzicht, de onderhoudsploeg en de toernooicommissie beschikbaar gesteld:
- voornaam, achternaam, evt. voorvoegsel, voorletters
- telefoonnummer
- e-mailadres
Voor het innen van de contributie worden aan de penningmeester beschikbaar gesteld:
- voornaam, achternaam, evt. voorvoegsel, voorletters
- woonadres: straat, postcode, woonplaats
- geboortedatum
- geslacht
- lidnummer
- soort lid (“spelend lid” of “niet-spelend lid”)
- datum ingang lidmaatschap,
- IBAN nummer.
Van de gegevens die in de ledenadministratie zijn vastgelegd, worden aan derden geen gegevens verstrekt.
Het nieuwe privacy-beleid, waarin is beschreven hoe met de genoemde gegevens wordt omgegaan is gerealiseerd. Ook is daarin beschreven hoe de toegangsbeveiliging van onze website is geregeld en in welke situaties leden in beginsel kunnen verzoeken bepaalde gegevens te verwijderen (= “verzet aantekenen” ex art. 40, 41 Wbp).
Dit beleid is op onze website gepubliceerd.
Over de wijze waarop wij e-mails versturen zijn veranderingen nodig.
Het komt nu nog voor dat e-mails van de vereniging worden verstuurd via privé e-mailadressen. Dat moet anders. Er zijn inmiddels verschillende accounts aangemaakt van waaruit de e-mails op een betere wijze kunnen worden verstuurd. Onze leden kunnen op hun beurt e-mails versturen naar de nieuwe accounts.
Met betrekking tot het publiceren van foto’s op de website is besloten om deze in het vervolg (en ingevolge de AVG) alleen via een wachtwoord beschikbaar te stellen. Hiervoor is de website aangepast.
Foto’s in de TVR-nieuwsbrief zullen alleen nog maar van ‘algemene’ aard zijn; d.w.z. dat een persoon niet (duidelijk) herkenbaar is. Tenzij nadrukkelijk met die persoon is overeengekomen, dat de foto gepubliceerd kan worden.
Verder moet tijdens TVR-activiteiten, wanneer foto’s worden gemaakt, bekend zijn dat degenen die bezwaar hebben tegen het publiceren van foto’s waarop zij staan, hun bezwaar kenbaar moeten maken bij de organisatie van het evenement.
Tot slot
Mocht je (nu al) bezwaar willen aantekenen tegen (enkele van) de in de ledenadministratie vastgelegde gegevens, laat dit dan weten. Geef aan om welk(e) gegeven(s) het gaat en wat jouw reden(en) voor het bezwaar is/zijn.
