Nieuwe Europese privacy-regels

Nieuwe Europese privacy-regels

 De nieuwe Europese privacy-regels vormen de aanleiding voor de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG). Op 25 mei a.s. is die van kracht en is van belang voor de wijze waarop wij, TVR, de persoonsgegevens van onze leden verwerken en veilig stellen.

Onze vereniging heeft de volgende gegevens van haar leden in de (leden-)administratie.

Al deze gegevens zijn nodig voor het goed functioneren van onze vereniging en daarmee voldoet TVR aan de vereisten van de AVG.

In de ledenadministratie zijn vastgelegd:

  • voornaam, achternaam, evt. voorvoegsel, voorletters
  • woonadres: straat, postcode, woonplaats
  • geboortedatum
  • geslacht
  • telefoonnummer
  • e-mailadres
  • lidnummer
  • soort lid (“spelend lid” of “niet-spelend lid”)
  • datum ingang lidmaatschap
  • IBAN nummer

Van deze gegevens worden voor het bardienstoverzicht, de onderhoudsploeg en de toernooicommissie beschikbaar gesteld:

  • voornaam, achternaam, evt. voorvoegsel, voorletters
  • telefoonnummer
  • e-mailadres

Voor het innen van de contributie worden aan de penningmeester beschikbaar gesteld:

  • voornaam, achternaam, evt. voorvoegsel, voorletters
  • woonadres: straat, postcode, woonplaats
  • geboortedatum
  • geslacht
  • lidnummer
  • soort lid (“spelend lid” of “niet-spelend lid”)
  • datum ingang lidmaatschap,
  • IBAN nummer.

Van de gegevens die in de ledenadministratie zijn vastgelegd, worden aan derden geen gegevens verstrekt.

Op dit moment wordt gewerkt aan het opstellen van een (nieuw) privacy-beleid, waarin zal zijn beschreven hoe met de genoemde gegevens zal worden omgegaan. Ook zal daarin worden beschreven hoe de toegangsbeveiliging van onze website wordt geregeld en in welke situaties leden in beginsel kunnen verzoeken bepaalde gegevens te verwijderen (= “verzet aantekenen” ex art. 40, 41 Wbp).

Dit beleid wordt zo spoedig mogelijk op onze website gepubliceerd.

Over de wijze waarop wij e-mails versturen zijn veranderingen nodig.

Het komt nu nog voor dat e-mails van de vereniging worden verstuurd via privé e-mailadressen. Dat moet anders. We gaan verschillende accounts aanmaken van waaruit de e-mails op een betere wijze kunnen worden verstuurd. Onze leden kunnen op hun beurt e-mails versturen naar de nieuwe accounts.

Met betrekking tot het publiceren van foto’s op de website is besloten om in het vervolg (en ingevolge de AVG) deze alleen via een wachtwoord beschikbaar te stellen. Hiervoor moeten nog enkele aanpassingen worden aangebracht, zodat foto’s van TVR-activiteiten in een afgeschermd gedeelte van de website door onze leden kunnen worden bekeken.

Foto’s in de TVR-nieuwsbrief zullen alleen nog maar van ‘algemene’ aard zijn; d.w.z. dat een persoon niet (duidelijk) herkenbaar is.  

Verder moet tijdens TVR-activiteiten, wanneer foto’s worden gemaakt, bekend zijn dat degenen die bezwaar hebben tegen het publiceren van foto’s waarop zij staan, hun bezwaar kenbaar moeten maken bij de organisatie van het evenement.

Tot slot

Mocht je (nu al) bezwaar willen aantekenen tegen (enkele van) de in de ledenadministratie vastgelegde gegevens, laat dit dan weten. Geef aan om welk(e) gegeven(s) het gaat en wat jouw reden(en) voor het bezwaar is/zijn.